Что нужно учесть при оснащении конференц-зала?
Стандартов оборудования конференц-залов не существует. Определены скорее общие требования и рекомендации. На практике же каждый организатор мероприятия решает, как оснастить зал, сочетая рациональный подход и эстетику. Мебель, техника, аксессуары должны быть прежде всего удобными участникам и настраивать на решение поставленных задач.
Мебель для конференц-зала
Конференц-стол
Предназначен для высоких, почетных гостей, руководителей, значимых должностных лиц. Соответственно стол должен выглядеть солидно, достойно, подчеркивая статус сидящих за ним.
Столы для переговоров
Стол любого размера должен быть удобным. А это значит — гармонично смотреться в пространстве конференц-зала, не загромождая его и не теряясь на фоне другой мебели. К тому же, нужно помнить о технике безопасности и возможной эвакуации при чрезвычайной ситуации. Помимо технических характеристик стола, необходимо предусмотреть достаточное место для каждого участника переговоров. Для комфортной работы расстояние между переговорщиками должно быть не менее 1 метра, а если на столе располагается компьютерное или иное оборудование, расстояние следует еще увеличить.
Кресла
Во главу угла нужно поставить удобство, так как мероприятия в конференц-зале предполагают долгое сидение. Присутствующие не должны отвлекаться на скрипучие, пережимающие ноги, слишком жесткие кресла для зала. Создайте комфортную обстановку и решение вопросов пойдет быстрее.
Трибуны
Могут иметь вид обычной тумбы с подставкой для документов, а могут вполне заменить полноценное рабочее место, оснащенное специальным оборудованием.
Коммутационные стойки
В специальной стойке удобно разместить оборудование, скрыв техническую составляющую за ее дверьми. Это не нарушит эстетику пространства, а дополнительные удобства помогут настроиться на деловой лад.
Шкафы, стеллажи
Дополнительные, но не менее важные атрибуты конференц-зала. Лучше выбирать открытые модели или со стеклянными панелями. Это добавит легкости, прозрачности в интерьер.
Типы конференц-залов
- «Круглый стол». Название весьма условное и предполагает равноправное участие в переговорах или совещании. Формат — дискуссия, обсуждение. Нет лидера мероприятия, или он слабо выражен. Любой участник имеет возможность высказать свои мысли и привести доводы. За столом среднего размера собираются переговорщики, все друг друга хорошо видят и слышат, обстановка непринужденная.
- «Класс». Подходящий формат для лекций, семинаров, презентаций, когда одному лектору необходимо довести информацию до других участников мероприятия. Мебель расставляется как в обычном школьном классе. Выступающий находится на месте учителя.
- «Комната переговоров». Вариант для больших совещаний крупных компаний. Как правило, присутствующих много и только с помощью видеопанелей и наглядных материалов можно донести необходимую информацию. Длинные столы не предполагают общности мыслей и идей, нет возможности обсудить проблему кулуарно.
- «Театр». Само мероприятие, по аналогии с залом театра, не предполагает наличие столов у зрителей. Стол один, у выступающего. За счет этого в зале освобождается много места и подобные мероприятия обычно становятся многочисленными.
- Размещение столов буквой «Т». Подходит для небольших планерок. За столом, поставленным поперек, сидит руководитель, вдоль длинного стола, «ножки» буквы «Т», подчиненные.
Техническое оснащение
Акустика
Половина информации воспринимается именно через слух, поэтому он должен быть чистым и точным.
Камеры и видео
К телевизионным устройствам одно требование — их должно быть видно из любой точки зала. Настройте качественное четкое изображение для более внятного восприятия информации.
Качественная мебель представительского класса, современное аудио, видео оборудование станут залогом продуктивной работы в любом конференц-зале.